Co-creatie in besluitvorming

cocreatie

Wat houdt co-creatie in besluitvorming in?

  • Met meerdere partijen of met een groep met diversiteit in positie en deskundigheid tot gedragen besluiten komen
  • De samenwerking richt zich op het vinden van antwoorden op en oplossingen voor complexe vragen en problemen.

Co-creatie en participatie
Het uitgangspunt is dan ook dat co-creatie een stap verder gaat dan participatie. Participatie kan beperkt worden tot het geven van inbreng. Co-creatie vraagt betrokkenheid en medeverantwoordelijkheid door het hele gespreks- en besluitvormingsproces. De inbreng levert een gedragen besluit op.

Belangrijk aandachtspunt is dat de kaders waarin inbreng mogelijk is helder zijn.

Waardoor ontstaan conflicten en agressie in besluitvorming?
Dat kan om inhoudelijke redenen zijn of procedureel.

Inhoudelijk loopt samenwerking nogal eens stuk door tegenstrijdige belangen en verschil in zienswijze van (groepen) betrokkenen. Er wordt niet echt meer naar elkaar geluisterd, bepaalde groepen of betrokkenen komen niet of minder aan bod in de gespreksvoering, er is sprake van intimiderend gedrag in de gesprekken, er komen felle emoties op waarbij betrokkenen tegen elkaar ingaan of afhaken.

Ook de gevolgde procedure kan tot gevolg hebben dat partijen of betrokkenen in conflict raken en niet meer in staat zijn samen hun doelen te bereiken. Vaak horen we terug dat er teleurstelling en boosheid bij betrokkenen is ontstaan doordat ze tijd en energie in hun inbreng hebben gestoken en die inbreng niet terugzien in het genomen besluit. Of omdat partijen in een eerder stadium betrokken hadden willen worden.

Het inzetten van co-creatie in besluitvorming om agressie en conflicten te voorkomen, voorbeelden:

  • Een gemeente die met inwoners en ondernemers de energietransitie willen realiseren.
  • Een woningcorporatie die een gemeenschappelijk ruimte in de bouwplannen wil opnemen en daar samen met toekomstige huurders een plan voor wil maken.
  • Een camping die een conflict over een reorganisatie van de camping en de beschikbare plaatsen met gasten wil oplossen.
  • Een zorginstelling die met ouders of kinderen van bewoners besluiten willen nemen over zaken die gevoelig liggen in de omgang met de bewoner.
  • Een projectteam van de GGD dat met een dorpsteam en sportinstellingen een programma voor een gezonde leefstijl wil ontwikkelen.
  • Een onderwijsinstelling die een nieuwe studierichting wil ontwikkelen met overheid en bedrijfsleven.
  • Een bedrijf dat in samenwerking met klanten nieuwe producten of diensten wil ontwikkelen.

(Project)teams binnen een organisatie

Een team dat effectievere gespreksvoering en besluitvorming wil realiseren, bijvoorbeeld omdat:

  • ze teveel vanuit eilandjes werken
  • ze te weinig luisteren naar de minderheid als zaken gevoelig liggen
  • bepaalde teamleden minder aan bod komen in gesprekken
  • er onduidelijk is over waarover inbreng mogelijk is in de te nemen besluiten en waarover niet
  • het niet lukt de besluitvorming te faseren en er samen uit te komen

Wat levert co-creatie in besluitvorming op?

  • Een prettige samenwerkingsrelatie: meer onderling vertrouwen, betrokkenheid en motivatie
  • De kwaliteit van de oplossing/innovatie ligt hoger; er is stimulans om creatief en innovatief te denken doordat betrokkenen er samen uit moeten komen en aan elkaars bezwaren tegemoet willen komen met de best mogelijke oplossing.
  • Een manier van leren die het nemen van verantwoordelijkheid en ondernemerschap en zelfsturing bevordert.
  • De uitvoering is soepeler omdat er meer betrokkenheid en motivatie is en er minder bezwaren achteraf komen.

1. Wat is nodig voor succesvolle co-creatie van het op te zetten samenwerkingstraject?

Het co-creatiewiel (Corry Ehlen, 2015) geeft hiervoor heldere handvatten.

  • Bepaal de urgentie van de samenwerking voor een bepaald project, waar ligt de motivatie van de betrokkenen, is daar overeenstemming over?
  • Bepaal aan de hand van de CREA dimensies, Constructie, Relatie, Expertise en Actie welke succesfactoren sterk ingeschat worden en welke minder in de samenwerking. Dit kan per dimensie, vervolgens per segment binnen een dimensie en per segment van elke dimensie zijn nog onderliggende praktijkgerichte succesfactoren benoemd.

Voorbeeld
Succesfactoren bij de dimensie Constructie, het segment Diversiteit & Autonomie zijn:

  • een gemengde samenstelling
  • gemotiveerd en vrij om te experimenteren
  • eigenaar van resultaatbepaling
  • bepaal de externe voorwaarden die al of niet aanwezig zijn in het samenwerkingsproject. Dit gaat om succesfactoren binnen de externe ring: technische mogelijkheden, externe expertise en innovatievermogen van de organisatie

2. Wat is nodig voor effectieve gespreksvoering en besluitvorming?

  • Sleutels: gelijkwaardigheid, vertrouwen tussen betrokkenen en het nemen van verantwoordelijkheid door betrokkenen. Dit betekent voorwaarden scheppen om echt naar elkaar te luisteren, bezwaren serieus te nemen, samen creatief te denken over oplossingen en te zorgen dat het besluit gedragen wordt.
  • Een heldere structuur voor het gesprek en de besluitvorming
  • Gespreks- en besluitvormingsregels om te zorgen dat ieder aan bod komt, dat vragen gesteld kunnen worden en er sprake is van gelijkwaardige uitwisseling
  • De fasen van beeldvorming, meningsvorming en besluitvorming inleiden met wat het doel en de aanpak is en de fasen na elkaar doorlopen
  • Duidelijkheid over de kaders waarbinnen beslissingen genomen kunnen worden (bijvoorbeeld budget, tijd, plaats, middelen, wettelijke voorwaarden)

Wat is het aanbod?

  • Training co-creatie in besluitvorming
  • Workshops met serious games in co-creatie en besluitvorming:
  1. Het Pleinspel: ervaren van het proces van gelijkwaardige besluitvorming
  2. Het Co-creatiespel: inzetten van succesfactoren in een traject voor vernieuwing met meerdere partijen en interventies bedenken aan de hand van een scan van de succesfactoren als er bijsturing nodig is tijdens het co-creatietraject
  • Gespreksleiding bij een bijeenkomst met verschillende partijen
  • Coaching/procesbegeleiding: bij het uitzetten van een co-creatietraject voor een nieuw project of bij het bepalen en inzetten van interventies om de samenwerking te verbeteren

Op maandag 22 juni om 20.00 uur geeft Mirjam van Zweeden een gratis webinar over dit onderwerp. Meld je hier aan.

Mindmap over het thema co-creatie in besluitvorming:

Mirjam van Zweeden,
mei 2020

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.