Alles begint met werkplezier zegt Jorrit Jongbloed, griffier van de gemeente Eindhoven, dit is waar hij voor staat als het om zijn team gaat

De griffie in een gemeente is een team medewerkers dat de gemeenteraad adviseert, zodat de besluitvorming goed klopt volgens de regels van de lokale democratie. Met een klein clubje medewerkers spelen zij een centrale rol op een invloedrijke plek, waar politiek en maatschappelijk gedreven raadsleden besluiten nemen over zaken met grote gevolgen voor inwoners. De griffiemedewerker adviseert een raadslid zo goed mogelijk om onderwerpen op de agenda te krijgen. Regelmatig ontstaat er druk bijvoorbeeld bij een beslissing over een keuze tussen zonnepanelen of een kernreactor. In het heetst van de discussie zijn raadsleden gedreven om hun zin te krijgen. Op zo’n moment worden medewerkers van de griffie weleens onder druk gezet.

Een voorbeeld: het is eind vrijdagmiddag, het raadslid dat namens een wethouder langskomt, valt het kantoor binnen en zegt dat hij ervan uitgaat dat zij, als geweldige griffiemedewerker nog wel even een onderwerp op de agenda kan zetten voor volgende week. Het raadslid accepteert geen nee, terwijl het gezien de tijd een onredelijk verzoek is. Door de aanhoudende druk durfde de zeer ervaren en krachtige medewerker geen nee te zeggen, vertelt ze in tranen tijdens de training Omgaan met grensoverschrijdend gedrag. Het raadslid is tenslotte ook als lid van de gemeenteraad haar officiële baas. Zo ervaren medewerkers van de griffie dit, ook al is het net anders geregeld.

Jorrit geeft aan, dat dit precies is wat er gebeurt, de loyale griffiemedewerker die niets liever wil dan het raadslid helpen, wordt oneigenlijk onder druk gezet en ervaart dit als persoonlijk falen en stelt geen grenzen. Hierdoor worden hun professionele waarden onder druk gezet, het plezier in het werk verminderd, het gaat ten koste van de fysieke en psychische gezondheid en het splijt collega’s. Wat hij wil bereiken is dat ze grenzen bewaken, grensoverschrijdend gedrag herkennen, benoemen en het zich niet persoonlijk aantrekken. Lol hebben in hun werk en op een goede manier het gesprek weten te voeren met de raadsleden. Alleen zo kan de lokale democratie goed en eerlijk zijn en daar profiteren inwoners van de gemeente of provincie waar wij voor werken van. De eerste vraag zou moeten zijn “wat gebeurt er” in plaats van “wat doe ik fout” zodat gedrag en inhoud van elkaar losgekoppeld worden. Mijn collega’s hebben een pittige sanctie, namelijk tijd. Als zij het gesprek beëindigen vanwege grensoverschrijdend gedrag dan krijgt het raadslid op dat moment niets geregeld op de agenda, terwijl de tijdsdruk over het algemeen groot is. Jorrit geeft aan 100% achter zijn medewerkers te staan bij het aangeven van grenzen.

Het goede voorbeeld

Tijdens een raadsvergadering spreekt een wethouder zich uit over informatie die ontbreekt en legt de fout bij de griffie neer. Jorrit vraagt meteen de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, in te grijpen. Ambtenaren, dus ook de griffie zijn geen onderdeel van de vergadering. Het is daarom aan de voorzitter om in te grijpen. Ambtenaren kunnen zich niet verweren en hun onafhankelijkheid, hun ambtelijk vakmanschap, komt onder druk als zij onderwerp van debat worden. Hoe vaak je met de burgemeester hierover het gesprek al eerder hebt gevoerd, hoe effectiever je samen bent in het voorkomen dat het überhaupt gebeurt. Wanneer de burgemeester hierop handelt dan is dat enorm effectief. De burgemeester staat boven de partijen en geniet gezag. Niemand wil terecht gewezen worden in het openbaar. Laat staan door zo’n gezaghebbend iemand als de burgemeester. Dit gezag brengt het ambt, de persoon en de verantwoordelijkheid die de burgemeester heeft om de integere werkwijze van zowel het college van B&W als de gemeenteraad te bevorderen.  

Jorrit wat heb jij veranderd na de 1^e training grensoverschrijdend gedrag in 2014?

In 2014 (ik was 28) kreeg ik regelmatig de suggestieve vraag of ik wel de juiste kwalificaties had om advies te geven toen nog als raadsadviseur. Voor de training bleef ik toelichten en uitleggen waarom ik het advies zo had geformuleerd. Daarna spreek ik uit dat ik voel dat mijn professionaliteit ter discussie wordt gesteld en geef de ander de keuze, als je doorgaat met je focus op mijn persoon dan houdt het gesprek op, als je daarmee stopt wil ik op inhoud het gesprek voortzetten.

Na de training ben ik me bewuster van wat ik wel en niet doe, soms betrap ik mezelf erop dat ik heel primair reageer en niet de methode inzet, een snauw geef in plaats van professioneel aanpakken, het helpt me om te blijven trainen om professioneel te blijven handelen.

Tips voor griffiers en het belang van de driehoek

Als je ziet dat er oneigenlijke druk is van de raadsleden, collega’s uit de organisatie of wethouders richting de griffie, maak het dan bespreekbaar in de driehoek: burgemeester, gemeentesecretaris en griffier, dan kun je het gedrag gezamenlijk herkennen, benoemen en begrenzen en maak je shopgedrag onrendabel, met zijn drieën zie je meer en kun je elkaar helpen, het is altijd delicaat, door elkaar te helpen hang je de vuile was niet buiten, maar pak je het samen aan. Je versterkt je samenwerking, en gezamenlijke verantwoordelijkheid, iedereen presteert beter, de raad, ook het college, de griffie en de ambtelijke organisatie.

Jorrit, waar haal jij de inspiratie vandaan om je hier zo hard voor te maken?

Eens had ik zo’n geweldige griffier die mij dit voorbeeldgedrag gaf. Een oud burgemeester liet mij zien hoe belangrijk werkplezier is. Bij angst krijg je risicomijding en verlies van creativiteit, alles begint met plezier. Dit levert verantwoordelijk gedrag op waar uiteindelijk iedereen van profiteert.

Jannie de Jong, 17 januari 2023